ビジネス文書 

■◇■ビジネス文書と言われる形式

俗に、ビジネス文書と呼ばれる書類がある
A4版の用紙1枚に、必要な情報がすっきりと見やすくまとめるのがコツである
必要な情報(日付、宛先、発信人、タイトル、あいさつ、本文、補足情報)が、
わかりやすく、きまった形(定型)で、記述されている

社内に通達する文書(社内文書)、
取引先や顧客に通達する文書(社外文書)など、
ビジネスのシーンで、よく使われる

社会の基本的習慣として、形式が定着している
多くの人が見慣れた定型式で書かれていると、必要な情報が多くの人に伝わりやすい
ビジネスのシーンだけでなく、
学校現場でも、地域社会でも、プライベートな場面でも、
それに準じた書類が、よく使われている
小学校から高校まで、学校からもらったお便りの多くは、この形式で作成されていたはずだ

文字の量は少なく、タイトルは大きめでどのような書類かが一目でわかる
重要な項目は、『記書き』と呼ばれるところに、番号を振って記述する
内容が伝わる
紙、1枚に、バランスよく収めるのがセミプロの技である

基本レイアウトについて、押さえておきたい人は、ビジネス文書の基本 を、ゲットしておこう


■◇■ビジネス文書作成のための技術

●入力
 ビジネス文書を作成するときは
、  まず(図@)のように、内容を、左寄せで入力する
 ビジネス文書は、4つのブロックに分けられる。
 ブロックとブロックの間に、1行 空行を入れる(図A)

●文字列の位置
 次に、形式に従って、文字列の位置を変更する(図B)

        日 付 …  右寄せ
        宛 先 …  そのまま
        発信人 …  右寄せ
        タイトル …  センタリング
        敬 具 …  右寄せ
        記 …  センタリング
        以 上 …  右寄せ

位置の変更と同時に、それぞれのパーツを、少し編集する(図C)
◎タイトルの処理
 タイトルは、目立たせる
 通常、フォントサイズをすこし大きくしてから、
 文字の横幅を伸ばす(文字の拡大/縮小の機能(拡張書式)を利用)
 サイズを大きくしすぎると、バランスが悪くなり、稚拙なイメージを与える
 サイズは、14ポイント程度に抑え、横幅だけを拡大させると、スマートなタイトルになる

◎拝啓、敬具、以上 などの処理
 これら2文字の言葉は、間に空白を一つ入れる

●インデント(図D)
 記 から 以上 までの間を、『記書き』という
 文章ではなく、項目に分けて、ポイント(要点)を抑えておく
 記書きの書き出しの位置は、本文より数文字分、内側に入れる
 『インデント』の機能を使い、バランス良く移動させておこう

●均等割り付け(図D)
 記書きの項目の小見出しは、幅を揃える
 そうすることにより、小見出し以降の内容の、
 書き出しの位置が揃い、見やすくなる
 幅を揃えるには、『均等割り付け』の機能を使う

●バランス調整
 ほぼ出来上がってきた。  印刷する前には、必ず、印刷プレビュー で、印刷の仕上がりを確認する
 文字全体が、紙面の上側にあって、下に空白部分ができている
 バランスが悪い
 ということは、もっとたくさんの行数を、入れることができる状態になっている

 これは、実際の書類の行数より多くの行数を入力できるよう、設定されているからである
 ページ設定 の機能を使って、
 1ページの入れる行数の設定を、実際の行数(1〜2行多くてもよい)に変更しておこう
 これで、でき上がりである。(右図)  
 
 
■ やってみよう ■
 内容をまず、左寄せで書いてしまえば、形式を整えるのは、5分程度で終わる
 以下の練習用のファイルをダウンロードして、練習してみよう

 @ 懇親会開催のご案内
 A 50周年記念式典のご案内

それぞれ、@@@のところは、適切な数値等を入れて、
発信人の名前は、自分の番号と名前に差し替えて、
内容がつじつま合うように見直して、
それから、一気に(5分程度で)、形を整えてみよう!